CICLO DE LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Redactar mensaje no es complicado, sólo requiere de ejercitación y capacidad autocrítica. No puede pretenderse que una carta este lista al primer intento, sin uno o varios borradores previos.
La carta es un conjunto de párrafos estrechamente interrelacionados para ofrecer un mensaje integral . Cada párrafo desarrolla una idea importante y esencial sin la cual la carta no sería completa.

Por lo anterior, se recomienda tener en cuenta los siguientes pasos.
1. IDENTIFICAR CLARAMENTE LAS IDEAS FUNDAMENTALES que se requieren desarrollar. Pueden ser una, dos, tres o máximo cuatro por carta.
2. DESARROLLAR CADA IDEA EN UN PÁRRAFO, que la exprese en detalle y con claridad
3. INTERCONECTAR LOS PÁRRAFOS, para que el mensaje tenga unidad en la presentación. Los párrafos pueden relacionar se con nexos o conectores.

EJERCICIO DE REDACCIÓN

Recuerde tener presente algunos términos a la hora de Redactar

La capacidad de redactar puede desarrollarse; solamente se requiere mucha constancia para ejercitarse y humildad para auto criticarse.
A continuación se presenta un ejemplo del prendimiento que debe seguirse para la redacción de una carta:
Un cliente nos ha remitido un cheque para pagar una factura y deseamos expresarle las siguientes ideas esenciales:

a. Deseamos agradecerle por habernos enviado el cheque
b. Estamos complacidos de poder contarlos entre nuestros mejores clientes
c. Queremos ponernos nuevamente en sus gratas órdenes.

Una vez definidas con exactitud cada una de las ideas, es más sencillo redactar los párrafos

Muchas gracias por habernos remitido el cheque 3876-25 del Banco del Estado por $950.000 para pagar la factura 4776 del 3 de agosto de 2009.

Realmente, nos sentimos muy complacidos de poder contarlo entre nuestros mejores clientes.

Una vez más, queremos ponernos a sus gratas órdenes y esperamos recibir muy pronto sus importantes pedidos.


CARTAS DE SOLICITUD DE DATOS

Generalmente el primer mensaje será relacionado con una solicitud de informes, de cotización o una consulta sobre diversos aspectos.

Los empresarios necesitan saber a cerca de los servicios que ofrecen las entidades bancarias y financieras, de la cobertura de las aseguradoras, sobre condiciones de una negociación: plazos, intereses, garantías, exclusividad; sobre el comportamiento crediticio y solvencia de n posible cliente o el desempeño de un candidato a su cargo, en fin son innumerables los factores que generan las necesidad de comunicación entre las empresas.

Por su parte, la persona particular necesita información acerca de requisitos de ingresos, cupos y fechas de inscripción a colegios y universidades; sobre diversidad de productos y suscripciones.

Los interrogantes son muchos, y hay que saber a quién preguntar, cómo preguntar y por qué medio hacerlo.

Como preguntar se refiere al estilo y al tono con los que debe redactarse el documento para motivar una pronta y eficiente respuesta.
Y por qué medio hacerlo, se refiere a la escogencia del recurso más apropiado. Por ejemplo muchas veces se preferirá navegar por Internet en busca de la información requerida , otras veces se utilizará el correo electrónico, en otras ocasiones será suficiente utilizar el fax , el correo tradicional o el teléfono.

Por tanto, conviene tener presentes las siguientes sugerencias:
1. Determinar a quién se dirige la solicitud para garantizar una respuesta acertada.
2. Precisar el tipo de información que se desea y la finalidad.
3. Expresarse con mucha cordialidad y gratitud.
4. Dejar abierta la posibilidad de información adicional y pertinente a discreción del informante.
5. Si el beneficio es unilateral, adjuntar sobre con porte pagado y dirección para respuesta.
6. Manifestar una actitud de reciprocidad y disponibilidad para servir de igual manera.

Analiza los siguientes borradores de de los párrafos de dos cartas de solicitud de datos y sus respectivas respuesta.

1. CARTA

Dentro de tres meses recibiré mi titulo de bachiller en el Colegio Nacional la Frontera y aspiro a seguir la carrera de ingeniería Industrial.

Por lo anterior, muy comedidamente les solicito me informen sobre los requisitos de ingreso a la Facultad de ingeniería de esa Universidad.

Mucho les agradeceré me envíen la información que ustedes consideren necesaria para iniciar los trámites correspondientes.

2. CARTA

El señor Juan Carlos Solarte nos ha solicitado la apertura de un crédito por $50.000.000 y nos ha expresado sus relaciones comerciales con esa entidad.

Por tanto, mucho le agradeceremos nos informen, con carácter condifencial, acerca de la solvencia moral y económica, y costumbres de pago del señor Solarte.

Esperamos tener la oportunidad de poderles servir en futuras ocasiones.

rta/1

En atención a su solicitud, complacidos le adjuntamos un boletín informativo, en el que se destallen los requisitos y trámites de ingreso a la Facultad de Ingeniera de esta Universidad.

Cualquier precisión o información adicional que necesite, estaremos atentos a ofrecérsela con mucho gusto.

Esperamos poder contarlo entre nuestros alumnos a partir del próximo semestre.

Rta/2

Complacidos les informamos que el señor Juan Carlos Solarte, durante 10 años de actividad comercial con nuestra empresa, ha demostrado una gran solvencia moral y económica.

Siempre ha respondido puntualmente a todos sus compromisos crediticios y se ha hechos acreedor a toda nuestra confianza.

Esteremos atentos a ofrecerles, con mucho gusto, cualquier otra información que requieran.

EJERCICIO

Prepara dos cartas de solicitud de datos y sus respectivas respuestas, para la siguientes situaciones:

1. En los próximo días se abrirá un almacén de electrodomésticos y desean conocer las condiciones de negociación de un fabricante. (carta No. 3)

2. Deseas asegurar el almacén y quieres información al respecto. (carta No. 4)

EVALUACION

Se tendrá en cuenta expresiones, corrección de párrafos y estructura de carta con información de solicitud de datos

1. Corregir las siguientes expresiones:

Nos sentimos en la penosa obligación  de...
Me place informarle...
Dios guarde a usted  muchos años.
ciudad
el 30 del presente mes
en su despacho
anexo lo anunciado
Calle 14  No.  45-69
Me dirijo a ustedes para comunicarle que
Acusamos recibo de su carta

Redacte un párrafo teniendo en cuenta los siguientes datos:
Información detallada de llantas Caminante, según anuncio del periódico MI TIEMPO, Estoy interesado en su venta y distribución por calidad.

Se hace necesaria la información antes del 10 de diciembre.

3.  Elabore una carta completa con el siguiente borrador, mejorarlo y  enviarlo para valoración.  Tenga en cuenta el siguiente bosquejo:
-Proyecto de instalación
-Referencias
-Agradecimiento

Nos complace informarle que la instalación de luz trifásica en nuestras oficinas la realizó la compañía Fast S.A., ubicadas en la Avenida El Dorado numero 1862, teléfono 2916181 de Bogotá, a quienes recomendamos ampliamente.
Esperamos  que esta información le sea de utilidad.
Atentamente,

4.  Elabore una carta de solicitud de informes sobre posible suscripción a un club:  tenga en cuenta  el siguiente bosquejo y mejorar el borrador.

-Recibo de solicitud

-informes

Solicitud de tarjeta

El señor Pedro Pérez  ha solicitado  una suscripción en nuestro Club de Crédito y ha dado  el nombre de su firma  como referencia.

Le agradeceriamos,  se sirva  informarnos sobre la personalidad del señor Perez, el cargo que ocupa y el tiempo que ha laborado para su firma.

Le adjuntamos un sobre timbrado para que se sirva llenarlo y devolverlo por correo con la tarjeta adjunta.

Atentamente,

5.  Solicitud de informes sobre precios:  corregir el borrador.

tenga en cuenta el siguiente bosquejo

-apertura de Clínica

-Informe sobre lavandería

-Agradecimiento

Dentro de tres meses pensamos abrir nuestra clínica  "Santa  Isabel" en la calle 36  No.  4-50 de Bogotá y estamos buscando equipo para la instalación de la lavandería.

Le agradecemos que nos envíe, lo antes posible, información detallada sobre los distintos modelos de calderas y lavadoras de vapor que usted tiene.  sírvase enviarnos los catálogos y listas de precios o cualquier información que considere útil para ayudarnos a hacer una elección adecuada. 

Quedaremos muy reconocidos por su pronta respuesta a nuestra solicitud.

6.  Corregir el siguiente borrador:  tenga en cuenta
agradecimiento por consulta
Catálogo de precios
Ofrecimiento, demostración

Apreciado señor Pérez
Complacidos  acompañamos una lista detallada de precios  y dos catálogos descriptivos de los diferentes modelos de calderas.  El modelo A-30 ELM-Power es de gran rendimiento y economía  para una clínica como la de ustedes.
Podríamos  enviarle a nuestro representante , si así lo requiere, para que le  haga la demostración y aconseje el modelo que más  se adapte a sus necesidades.
llámenos al teléfono 2565840 donde estamos a sus ordenes.

CARTAS DE COTIZACIÓN, PEDIDO Y REMESAS

Cuando las empresas y las personas independientes necesitan un producto o un servicio, por lo general prefieren solicitar inicialmente varias cotizaciones sobre precios, descentos, garantías, forma de entrega y demás datos pertinentes, de tal manera que pueda escogerse la mejor opción.

Despues de seleccionada la mejor alternativa, el interesado procede a hacer sus pedido, por s su puesto, el vendedor, a despachar la mercancía o prestar el servicio requerido, lo que origina una factura y luego una remesa.

Nuevamente, si olvidar la posibilidades de correo electrónico han de reconocerse que la carta sigue siendo en muchas ocasiones la forma más práctica para solicitar una cotización. Luego vendrá el pedido que puede efectuarse en una forma preimpresa o de una carta, y posteriormente, el despacho que se acompaña de otra forma preimpresa o de otra carta.

Si la carta es la alternativa, debe tenerse en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Al solucionar una cotización, debe escribirse con exactitud el producto o el servicio deseado y la urgencia con que es requerida y la dirección, nmero de fax o correo electrónico al cual debe enviarse la respuesta.
• Al enviar la cotización ya sea por carta o en forma preimpresa, es necesarioidentificar completamente el producto o servicio, indicar el precio unitario y total, especificar el IVA (impuesto a la venta) y demás sobrecargos o descuentos, si los hay; señalar la disponibilidad del producto o servicio, determinar quien corre con el gasto de transporte y seguros, indicar la forma de pago y el periodo de validez de la cotización.
• Al hacer un pedido es importante mencionar la cotización, identificar con exactitud el producto o servicio, indicar la cantidad y la forma de despacho requerida, la dirección exacta donde debe despacharse y la manera de pago.
• Cuando se despacha la mercancía o se preste el servicio, se entrega una nota de remisión o la factura correspondiente, en la cual se describe el productoo servicio, la cantidad, el precio parcial y total, el IVA, cargos adicionales, descuentos y forma de pago.
• Al hacer el pago de la factura, mediante una remesa interbancaria, n cheque, una consignación, una carta de creditoo cualquier otro sistema, debe estar acompañado de una carta explicativa donde se especifique el numero de factra y la fecha en que se desea pagar.

Analiza los siguientes borradores de los párrafos centrales de la carta de solicitud de cotización, envío de cotización, pedido y remesa.

carta 5 SOLICITUD DE COTIZACIÓN

Muy cordialmente, le solicito me coticen los sigientes textos:

10 Rojas: Redacción Comercial estructurada ISBN 958-600-045-1

10 Basulto: Ortografía Actualizada ISBN 958-601-571-5

10 Revilla: Gramática Española Moderna ISBN 958-601-521-9

Adicionamente, deseo conocer la forma de pago, el medio utilizado para el despacho y el tiempo de entrega.

CARTA 6 COTIZACION

Complacido le anexamos la cotización 345-6 validada hasta el 30 de agosto de 2009, como podrán verificarlo, les estamos ofreciendo un descuento del 20% por pago de contado.

Esperamos recibir su pedido para proceder de inmediato a su despacho.

CARTA 7 PEDIDO

Les solicito el favor de despacharme, de acuerdo con la cotización, 345-6 de 30 de junio de 2009, los siguientes textos.

Vr Unitario Vr. total

10 Rojas: Redacción Comercial Estructurada ISBN 958-600-045-1..................$9.800 $98.000

10 Basulto: Ortografía Actualizada ISBN 958-601-571-5...................................$9.500 $95.000

10 Revilla: Gramática Española Moderna ISBN 958-601-9............................$10.000 $100.000

__________________

subtotal........................................................................................ $293.000

Menos descuento del 20% ..............................................................$58.600

mas flete 3%......................................................................................$7.032

_______

total...............................................................................................$241.432

Mucho le agradeceré el despacho inmediato de este pedido a la siguiente dirección: Transversal 98a, 1-88 Santafé de Bogotá.

carta 8 REMESA

Complacido le adjunto el cheque 348732-6 del banco del Estado por $241.432 para pagar la factura 726-3 del 5 de julio de 2009.

Les agradezco la prontitud con que fue atendido mi pedido y las excelencia de sus textos.

Espero en un futuro próximo hacerles nuevos pedidos.

EJERCICIO

Redacta los borradores de cartas para las siguientes situaciones:

Carta 9: Desea solicitar cotización de algunos muebles que aparecen en el catálogo de muebles calidad. Las referencias son:

• Escritorio general MS- 70324
• Silla gerencial RT-836-X
• Mesa Auxiliar LZ-714
• Biblioteca 12-M-237

carta 10 : Prepara la cotización con precios y condiciones de negociación.

carta 11: Elabora la carta de pedido

carta 12: Envia un cheque para pagar la factura y prepara la carta de remesa.

CREDITO COBRANZA, RECLAMO Y AJUSTE.....

Primer paso es solicitar la aprobación de un crédito directamente a los proveedores, y es cuando se utiliza la carta de solicitud de crédito.

Una vez otorgado el crédito, cuando el cliente por distintas razones no cumple con los compromisos de pago adquiridos, se hacen necesarias las cartas de cobro, que en ocasiones deben ser reiteradas, desde el simple recordatorio hasta la simple advertencia de un cobro judicial.

Pero cuando la falla está por los lados del proveedor, y la mercancía llega incompleta, cambiada, averiada o con retrasos, o el servicio ofrecido no satisface al cliente, se originan las cartas de reclamo.

De otra parte , tanto los pagos anticipados como la imposibilidad de cambiar la mercancía averiada, entre otras causas, originan descuentos en el valor de la factura, que requieren ajustes en la contabilidad y que se confirman al cliente a través de una carta de ajuste.

SUGERENCIAS

• Las solicitudes de crédito deben expresarse en un lenguaje positivo y motivante; debe indicarse el monto deseado, el plazo requerido y la forma cómo va a invertirse, si hay lugar a esto; además se ofrecen las garantías de pago, haciendo mención al cumplimiento de otros créditos. Generalmente, la carta de solicitud de crédito se acompaña de un formulario provisto por la empresa que otorga el crédito.
• Las respuestas a tal solicitud pueden indicar la aprobación o desaprobación del crédito o su aplazamiento. En los tres casos, las cartas deben dirigirse muy positivamente. En caso de aprobación indicar el monto, los plazos y la financiación. En el segundo y tercer caso indicar las nuevas posibilidades o alternativas que se ofrecen.
• Si hay lugar a carta de cobro. Inicialmente se formula un simple recordatorio; luego se hace una invitación al cliente para que exprese las causas del incumplimiento y fije nuevos compromisos de pago; si hay persistencia en el incumplimiento, se comunica la decisión de iniciar un cobro judicial y las consecuencias que esta acción le ocasionaría.
• Cuando hay motivo para cartas de reclamo, estas deben expresar claramente el origen del reclamo y solicitar o plantear las alternativas de solución.
• Las cartas de ajuste, deben indicar claramente el concepto, el número de la factura afectada y el valor exacto que se ajustará en la cuenta del cliente.
  
  Analiza los siguientes borradores de los párrafos centrales de las cartas de solicitud de crédito, cobro, reclamo y ajuste. Trata de mejorarlos. (Elabora la carta completa)
  
  SOLICITUD DE CREDITO (carta 13).
• A partir del 1 de diciembre abriremos nuestro nuevo local en el Centro comercial Primavera, donde seguiremos ofreciendo toda clase de instrumentos musicales.
  Por lo anterior, les solicitamos nos otorguen un crédito por $50.000.000 representados en instrumentos de su producción, los cuales respaldaremos con letras de cambio o pagares a 30, 60, 90 y 120 días de vencimiento.
  Complacidos les anexamos el formulario provisto por ustedes, del cual queremos destacar nuestro historial de cumplimiento con otras compañías, dispuestas a brindarles referencias comerciales.

• APROBACION DE CREDITO (carta 14)
  Nos complace informarles que nuestro comité de crédito aprobó su solicitud y les otorgó un crédito hasta por $50.000.000 que deberán respaldar con letras de cambio a 30,60, 90 y 120 días.
  Por lo tanto, a partir de la fecha pueden hacernos sus pedidos de instrumentos musicales, con la seguridad de que les permitirá satisfacer a sus clientes más exigentes.
  Confiamos que éste será el inicio de unas excelentes relaciones comerciales.
  
  NEGACION DE CREDITO (carta 15)Lamentamos informarles que por motivos financieros nos hemos visto abocados a suspender los créditos durante algún tiempo.
  Deseamos que en un futuro próximo podamos responder positivamente a sus intereses, e iniciar relaciones crediticias con su empresa.
  Por ahora esperamos tener el placer de atender sus pedidos de contado, con nuestros descuentos especiales.
  
  PRIMER COBRO (carta 16)Le recordamos que hace 10 días se venció el plazo de pago de su crédito con nosotros, correspondiente a la factura 8792-5 del 30 de septiembre de 2009
  Estamos convencidos de que tal retraso debe haberse motivado por circunstancias ajenas a su voluntad. Sin embargo, nos preocupa su silencio.
  Esperamos recibir el pago en los próximos 5 días y que nuestras relaciones continúen siendo mutuamente beneficiosas.
  
  SEGUNDO COBRO (carta 17)
  Hace 15 días le enviamos nuestra carta en la que le recordamos el vencimiento del plazo para el pago de su factura 8792-5, sin que embargo hasta el momento hayamos obtenido su respuesta.
  Por tanto, queremos nuevamente expresarle nuestra gran preocupación y nuestro sincero interés en conocer las razones que han motivado el incumplimiento y la manera cómo podríamos ayudarle.
  Deseamos que nuestras relaciones comerciales no se vean afectadas y que podamos continuar haciendo negocios.
  
  TERCER COBRO (carta 18)
  Puesto que a pesar de nuestras reiteradas cartas, no han dado respuesta alguna y su deuda sigue sin ser cubierta, lamentamos informarle que el próximo 5 de noviembre de 2009 pasaremos su cuenta a nuestro abogado.
  Como comprenderá los trámites judiciales le ocasionarán muchas molestias y gastos adicionales que podrán evitar si efectúan su pago antes del 5 de noviembre.
  Mucho lamentaríamos, igualmente, que se vea afectado su prestigio comercial con la cancelación de su crédito con nosotros. Póngase al día y disfrute de los beneficios del crédito.
  
  CARTA DE RECLAMO (carta 19)Lamentamos informarle que la mercancía perteneciente a nuestro pedido 378-3 del 15 de septiembre de 2009 llegó incompleta.
  Nos hicieron falta dos sillas referencias MS 453 y una mesa referencia TL-467, a pesar de estar facturadas. El resto de la mercancía llegó en perfecto estado.
  Les solicitamos el favor de despacharnos con la mayor brevedad la mercancía faltante.
  
  AJUSTE (carta 20)
  Complacidos les informamos que hemos abonado a su apreciable cuenta $186.000 por concepto de descuento por pronto pago de la factura 4876-5 del 10 de junio de 2009.
  Esperamos seguir contando con su confianza de siempre y le deseamos muchos éxitos empresariales.
  Anexo encontrará nuestro reciente catálogo en el que se presentan nuestros últimos diseños en muebles.EJERCICIORedacte los borradores de cartas para las siguientes situaciones

1. (carta 21y 22)Necesitan pedir un crédito para surtir un nuevo local de distribución de electrodomésticos. El monto solicitado es de $300.000.000. Prepara una respuesta de aprobación y otra de negación
2. (carta 23-24-25) Redacte tres cartas de cobro para enviar a un cliente cuya obligación por $450.000 se venció.
3. (carta 26) Elabora una carta de reclamo porque llegó averiada parte de la mercancía correspondiente al pedido 426 del 23 de octubre de 2009
4. (carta 27)Prepare una carta para informar sobre el abono de $76.000 a la cuenta de un cliente, como indemnización por deterioro de la mercancía.