SECRETARIAS EFICIENTES: OTROS DOCUMENTOS COMERCIALES

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EL MEMORANDO

Es un documento de carácter interno mediante el cual se solicita informes, se dan instrucciones, se ofrecen datos, se felicita o se hacen llamdos de atención; facilita la comunicación en general entre los funcionarios de una misma empresa, tanto del jefe o subalterno como de subalterno a jefe.

Así mismo, se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.

Actualmente, gracias al computador, esta clase de comunicación puede realizarse a través de las redes de computadores y lograr respuestas inmediatas.

RECOMENDACIONES

Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización
Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural.
Distribuir el texto de acurdo con su extensión, y
Tratar preferiblemente un solo tema por memorando

El memorando debe presentar amabilidad y formalidad, además de brevedad, corrección y todas aquellas características analizadas en la carta.

En esta URL puede consultar la norma GTC 185 donde encuentra la guía Técnica Colombiana para documentos comerciales

http://apliacionesmicrosoft.files.wordpress.com/2011/08/gtc185.pdf

UTILIZACIÓN: El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:

Informar sobre un hecho en forma breve
expresar necesidades
hacer requerimientos
regular o aclarar una situación
tramitar, desarrollar o agilizar un asunto
dar respuesta a una comunicación recibida
rellenar información, requerimiento o solicitud urgente
Conocer detalles sobre un aspecto determinado
impugnar o corregir una situación
confirmar eventos ocurridos o pendientes
solicitar o remitir información, documentos u objetos
felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias
Hacer llamados de atención, entre otros.

PARTES:

1. ENCABEZADO

1.1 Denominación del documento

De cero a una interlinea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra MEMORANDO en mayúscula sostenida y centrada.

1.2 Código.

Se recomienda escribirlo a 3 cms o 4 cms del borde superior, dejando de cero a una interlinea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo.

1.3 Fecha

Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlineas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (mes minúscula y año (sin separarlo con punto), según el estilo.

Analiza los siguientes memorando en borradores de los párrafos centrales de tres memorandos.

EJEMPLO

MEMORANDO DE INSTRUCCIONES

Le informo que han sido aprobadas sus vacaciones a partir del 1 y hasta el 20 de noviembre de 2014 inclusive.
Por tanto, con la debida anticipación deberá hacer entrega de su cargo al señor Julio Rodríguez Bocanegra, quien lo reemplazará durante su ausencia temporal.

Le deseamos que disfrute mucho sus merecidas vacaciones.

MEMORANDO DE LLAMADO DE ATENCIÓN

Con gran preocupación hemos notado en las últimas semanas sus permanentes retrasos en la hora de ingreso a la oficina.
Por tal razón, le solicitamos que adopte las medidas necesarias para garantizar la puntualidad en el inicio de sus tareas diarias.

MEMORANDO SOLICITUD DE DATOS

Le solicito el favor de informarme sobre las ventas reales de los meses de enero a junio de 2014.
Me urge recibir esta información para trabajar en la proyección de las ventas para el segundo semestre del año.

EJERCICIO

Redacta los borradores para tres memorandos, de acuerdo con la siguiente información:

1. El Gerente desea solicitar información sobre los preparativos adelantados par la junta nacional de ventas que deberá comenzar en 10 días.

2. El Jefe de Ventas responde al Gerente sobre los preparativos de la junta.

3. El Gerente felicita al Jefe de Ventas por la manera como se desarrollo la junta.
4. Elabore el memorando de ejemplo.
5. memorando cuyo asunto es Problemas en el Departamento de Archivo Para: Juana López, Asistente de Gerencia DE: Gerente General, FECHA, actual, Motivo son las múltiples reclamaciones que se han recibido en el Departamento por parte de los funcionarios.

La normas para este documento
http://www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos/digita_trancrip/contenidos_u2_1.pdf

EL INFORME

Es la presentación escrita de hechos o investigaciones realizadas. Se elabora con mucha frecuencia en las empresa comerciales y estatales.

En el siguiente ejercicio puede apreciar sus partes. El informe puede ser general ordinario o regular y el informe técnico. Asi mismo largo mediano y corto, va dirigido casi siempre a un superior y es de caracter interno.

INFORME SOBRE EL CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

PARA: Dr. Efraín López Portillo, Gerente

DE: Juana López R.

EL PROBLEMA

Por instrucciones de la gerencia se ha buscado determinar porque el departamento de archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido: preservar documentos valiosos y dar información inmediata.

ANALISIS

Las repetidas reclamaciones y protestas por parte de algunos empleados. Descansan en el sistema de control que se emplea para el material del archivo, que se toma prestado de la oficina del señor Felipe Torres aunque este empleado es competente, el método de control actual ha ocasionado la demora de los documentos que aún sido no han sido devueltos al archivo central, siguen un lento proceso del departamento de Archivo y los diversos usuarios, la demora se traduce en horas perdidas porque disminuyen el ritmo de trabajo y producción en los departamentos que dependen del archivo como fuente de material., La atmósfera en el departamento del archivo es pesada por estos inconvenientes.

SUGERENCIAS

a. Es evidente un sistema de control en circuito mediante el cual los documentos del archivo requerido por varios departamentos sean recogidos mediante una tarjeta de requisitos por el primer usuario y devueltos por el último. Para ello se necesitaría el empleo de una tarjeta de transferencias que al firmarla cada nuevo usuario libere de responsabilidad al anterior.

b. Recomiendo igualmente, el uso de un archivo de tarjetas de control como guías alfabéticos correspondientes a cada mes. Y guías numéricas correspondientes a cada día. Este archivo de tarjetas en el escritorio del señor Torres le permitiría de inmediato reconocer los documentos presentados, así como la rápida localización de los documentos por los diferentes departamentos de la empresa.

c. Aconsejo, finalmente ciertas innovaciones en la tarjeta de requisición. Adjunto a este informe un ejemplar de la requisición actual y bosquejo para su examen y consideración.

CONCLUSION

Creo sinceramente que el departamento de Archivo debe ser mejorado de inmediato por eficiencia por el gran volumen de operaciones: en el 80% de nuestras actividades de oficina depende de una información rápida y completa.

Las relaciones humanas, se mejorarían y desaparecerían las causas de las demorar en el servicio.

ASISTENTE DE GERENCIA

Saravena, noviembre 22 de 2009

EJERCICIO DE APLICACIÓN

a. Realice mejorar al anterior informe e imprimalo

b. Redacte un informe sugerido por la Docente donde solicita rendir un informe de qué hizo?, para qué lo hizo? y cuáles son los beneficios que tiene el aprender a redactar y administrar los documentos comerciales , así mismo recomendar o concluir que se puede mejorar para la enseñanza de dicho tema.

EL ACTA

Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta, asamblea o reunión propiamente dicha.

Razón social: Va en la primera página en la margen superior

Titulo: de la junta o comite. por ejemplo: CONSEJO DIRECTIVO
Denominación del documento o numero consecutivo: Después del titulo a tres interlineas y centrado se ubica la palabra ACTA, y enseguida en numero correspondiente se omite el signo numero Ej_: ACTA 002. El consecutivo puede ser mensual o anual según el tipo de reunión.

FECHA
HORA
LUGAR

ASISTENTES: Nombre y cargo en orden jerárquico. El cargo que cada uno ocupa en la reunión y se separa por comas, en otros casos se puede hacer por orden alfabético.

INVITADOS
AUSENTES

ORDEN DEL DIA: La agenda establecida enumerada, es decir, los temas motivo de la reunión.

DESARROLLO

En mayúscula, contra el margen izquierdo. Se anota los asuntos que se trataron, según el orden del día. En forma resumida.

El primer tema es generalmente, bienvenida y reflexión
El segundo tema, verificación del quorum
El tercero lectura, discusión y aprobación del acta anterior, se indica si fue aprobada, y las indicaciones que se dieron al respecto.

Firma, nombre y cargo. Se sigue el mismo tratamiento que la carta.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN SU ELABORACION

Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa se anotan las discrepancias.
· Se indica en nombre de la persona que presenta una moción, pero no es necesario anotar a quienes adhieren a ella.
· Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con nombre propio.
Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos en favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos se registran los resultados y los nombres propios.
En el caso de acta registrada, se escribe el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión, así como la persona que opera como secretario de la misma.
En el caso de acta no registrada, es preciso que quede constancia del nombre de quien preside la sesión y de quien actúa como secretario.
En actas registradas, y en las que por seguridad se considere conveniente, el presidente coloca su rúbrica en la parte inferior izquierda de cada hoja.
· Junto con el acta se recomienda elaborar un resumen de compromisos en el cual se consignen acciones, responsables de las mismas y fechas límite de cumplimiento.
· Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, éstos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlíneas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo, o Anexos, seguida de dos puntos (:) y con mayúscula inicial y se aclara el número de hojas.
Cuando el acta es extensa y se hace necesario utilizar hojas complementarias, éstas deben ir identificadas en la parte superior con el nombre del Comité, el número del acta y el número de orden de la hoja.