sábado, 23 de enero de 2010

PRINCIPIOS GENERALES DE LA COMUNICACION EMPRESARIAL

COMUNICACION EMPRESARIAL



PRIMERA PARTE: ACEPTAR EL CAMBIO

INTRODUCCION: Analicemos el siguiente video: Luego hacemos discusión de lo observado. Escribe un pequeño resumen para tener evidencia de los visto.


video


SEGUNDA PARTE
REFUERZO GENERALIDADES MENU INICIO WORD 2010

Escritura: copiar el texto
1. Colocar titulo y subtitulo al texto y copie dos veces más (3 en total) el texto (copiar y pegar)

El siglo XIX fue escenario de las más duras batallas por parte de las feministas de Europa y América. Estas mujeres lucharon no sólo por el derecho al voto, sino por mejorar las injustas condiciones que por tantos años había soportado el estrato social femenino. Entre las demandas solicitadas figuraban: una mejor educación, unas mínimas oportunidades de empleo, una justa remuneración por el trabajo realizado, un comportamiento más equitativo entre ambos sexos en el orden social y una mayor autonomía para la mujer en el hogar.

2. Al primer párrafo Cambiar fuentes, tamaño, colocar negrita al título y subtitulo, color
3.Con el segundo párrafo trabajamos copiar formato, sobreescribir
4.Con el tercer párrafo trabajamos manejo del resaltador, sinónimos y buscar reemplazar: buscar sinónimos y resaltar con color amarillo: mejorar, soportando, demandas, oportunidades, justa,
5.Otros ejercicios adicionales para viñetas, números , ordenar, orden, autonomía, hogar
6.Escribir las siguientes palabras Abonar, acciones, acreedor, acta, activo, adeudar, aduana, aforo, ajuste, anexo, arancel, aval. Luego busque su significado.


7. Apliquemos tablas, realicemos una tabla según el modelo.





USO DE MAYUSCULAS


ESCRIBIR E INTEGRE LAS SIGUIENTES EXPRESIONES DONDE CREA SEAN CONVENIENTES

1. La sigla______________significa “Organizaciòn de las Naciones Unidas”
2. El Papa ____________________________convocò el Concilio Vaticano II
3. Enviamos una bonita melodía al___________________________________
4. Cuando vaya a Chile visitarè _____________y sus alrededores
5. América se descubrió durante el reinado de los ________________________
6. El Puerto de_____________________________ esta muy cerca de Lima
7. Visité el _____________________________cuando estuvimos en España
8. El___________________es una organización similar al Pacto Andino
9. La ciudad capital de El Salvador se llama______________________________
10. La sigla _____________ significa “Centro de Capacitaciòn Social y preparación objetiva.


Términos a integrar
Festival de la OTI
Juan XXIII
ONU
CEDECSPRO
Mercado Común Europeo
Museo del Prado
San Salvador
Reyes Catòlicos
Villa del Mar
El Callao

Realizar otros ejercicios similares.

TERCERA PARTE
ANALICEMOS EL PORQUE DE LOS PRINCIPIOS DE LA COMUNICACIÓN

Vivimos en el mundo de las palabras. Ahora los términos redacción y comunicación han sido superados frecuentemente por procesamiento e informática.


REDACCION: Interiorice los siguientes conceptos es convenientes que tome nota.

Redactar equivale a elaborar, crear un mensaje con un objetivo predeterminado y mas ideas claras y concretas. La redacción eficiente y eficaz representa la etapa inicial del proceso de la comunicación escrita. La redacción comercial cumple con dos objetivos específicos:

1.Comunicar al lector las decisiones, ideas, problemas o soluciones
2.Persuadir al lector para obtener de él una actitud y una respuesta positiva.

PROCESAMIENTO


El procesamiento de textos consiste en escribir, insertar, borrar, copiar sustituir, tabular, ensamblar, dar formar y desplazar textos en una computadora, con la ayuda de n programa como un procesador.

INFORMATICA


Técnicas y actividades que el nombre aplica para perfeccionar los sistemas de información, programación y disposición de ellos, buscando la comunicación, programación y disposición de ellos, buscando la comunicación eficiente y eficaz, por ellos se dice que la informática es el procesamiento de la información en función de la comunicación.


El campo de la informática es muy vasto y el computador es s herramienta básica, está dispuesto para comunicar al hombre aspectos tales como la cultura, educación, industria, telecomunicaciones, navegación, administración, contabilidad, ciencia, biblioteca, vuelos espaciales, archivo y medicina, por mencionar algunas áreas predominantes

COMUNICACIÓN


La comunicación es un proceso psicofisiológico, inherente a la naturaleza humana, que ha evolucionado desde el diálogo interpersonal hasta la relación hombre-máquina en la era tecnológica.
En la actividad comercial se habla de comunicación, cuando se requiere la destreza para transmitir un mensaje motivador que lleve ideas precisas para obtener una respuesta específica. La comunicación es un proceso complejo, pero necesario, que consiste en transmitir las ideas con la mayor nitidez, de la mente de n emisor a la de un receptos.

RELACIONES HUMANAS


Son una disciplina que estudia y orienta al ser humano en su relación con el grupo al cual está integrado. El hombre es un ser social, por eso necesita comunicarse con las personas, para satisfacer con ellas sus necesidades intimas de aprobación, aceptación, afecto, seguridad y autorrealización. El hombre se relaciona y comunica con sus semejantes y constituye las relaciones familiares, industriales o laborales, públicas, sociales, etc.
Redacción positiva (+) -----Comunicación Positiva (+) = Buenas relaciones Publicas (+)

SIGNO DEL MENSAJE


La necesidad de persuadir al receptor del mensaje, nos permite vislumbrar con mayor nitidez la relación intima entre comunicación y relaciones humanas. A esa relación la llamamos objetividad: El signo del mensaje
Al ubicar la redacción en un plano de signos positivos, las relaciones humanos resultantes estarán enmarcadas dentro del afecto, la comprensión, la sonrisa, la confianza; pero si el plano es de signos negativos las relaciones resultantes estarán caracterizadas por el enojo, la desconfianza, el temor, la incomprensión y el resentimiento.


Esta relación de causa efecto, es de gran transcendencia en el mundo actual donde la competencia, el volumen de trabajo, la dificultad de las operaciones financieras, hacen de la labor ejecutiva un verdadero enigma. Solo un mensaje positivo puede ser amortiguado que evite enfrentamientos y fricciones que comprometan la armonía y productividad del grupo humano que se reúne alrededor de un hombre, n objetivo y n ideal común “El éxito”.

RELACIONES PÚBLICAS


Son una serie de comportamientos colectivos y comunicación efectiva encamina a crear y mantener la buena imagen de un individuo, empresa o institución.
Desde su creación, las relaciones publicas fueron concebidas como ciencia de la imagen y con ella han creado y mejorado los medios de comunicación que se utilizan en el mundo. Este hecho otorga un grado mayor de influencia a la comunicación, en la proporción matemática de nuestra definición.



LA CARTA COMERCIAL



Unidad fundamental de la comunicación entre personas naturales y jurídicas o firmas sociales, con una finalidad específica. OBJETIVOS:


1.Trasmitir un mensaje con eficiencia y eficacia
2.Crear, mantener o recobrar “Buena Voluntad”

El concepto de buena voluntad en sinónimo de (+) buen comportamiento, (+) buena comunicación = buenas relaciones publicas.
El ejecutivo moderno sabe que el papel que desempeña la buena comunicación es complementario al de la calidad del producto o servicio, por ello no desperdicia oportunidad alguna para utilizarla con miras a mejorar su imagen frente a la de la competencia. Cada vez que escribe, trata de ganar, preservar y recobrar Buena voluntad.

BUEN PRODUCTO = Confianza
BUEN SERVICIO = Simpatía, preferencia
BUENAS COMUNICACIONES= buenas referencias, buena voluntad, clientes satisfechos

TIPOS DE CARTAS
1. DE COMPRA VENTA: Tiene un objetivo comercial y específico: consulta, cotización pedido, remesa

2. DE GESTION COMERCIAL: Diferentes de las primeras, mantienen la relación comprador-vendedor: carta de crédito, de cobro, de reclamación y solicitudes diversas.

3. COMUNICACIONES EMPRESARIALES: mensajes diseñadas para comunicarse interna y externamente: memorandos, circulares, constancias, certificaciones, informes y cartas o tarjetas de invitación, agradecimiento, felicitaciones y presentación, entre otras.

TRABAJO:

1. Compare los objetivos que debe cumplir la redacción comercial y los de una carta comercial.
2. Describa algunas similitudes y diferencias entre Relaciones humanas y Relaciones públicas.
3. Cite las características de la comunicación
4. Detalle la relación entre procesamiento e informática
5. Defina la relación entre redacción y comunicación
6. Clasifique las cartas de acuerdo con sus objetivos
7. Resuma Buena voluntad y relaciones publicas
8. Dé un concepto de carta Comercial
9. Relacione el video analizado con la importancia de secretaria en la comunicación.

PARTES DE UNA CARTA

1) El encabezamiento se compone de:
  • membrete
  • Consecutivo
  • fecha
  • destinatario
  • referencia o asunto
  • saludo
2) El membrete debe contener el nombre de la empresa, la actividad de la firma, el domicilio, teléfono, fax, si lo hay y, en muchos casos, las sucursales con que cuenta. El membrete va impreso en la parte superior del papel, y ocupa toda la cabecera o bien solamente la parte central. En algunas ocasiones, puede figurar en el ángulo superior izquierdo.


  • Razón Social:  Es el nombre legal que identifica a la empresa
  • Domicilio y Dirección:  El domicilio se establece  en la escritura de constitución o en el registro ante la Cámara de Comercio.
  • Publicidad o Lemas:La publicidad se acostumbra cuando la razón social no especifica la actividad  de la entidad.  El lema, es la anotación en forma breve  que lleva un mensaje  para destacar metas,objetivos, sucesos o actividades.
  • El numero Consecutivo:   Puede ser numérico o alfanumérico   La intensión es facilitar  la identificación del documento que origina la respuesta.  Se recomienda escribirlo en el margen derecho  entre el membrete y la fecha, para facilitar su consulta.
  • Lugar y fecha. 



3) La fecha se escribe a la derecha de la carta. Se escribe:

- el lugar seguido por una coma,
- el día en número ( con después de),
- el mes en letra minúscula (con después de)
- año en cuatro cifras sin punto.

Ejemplo:

Santafé de Bogotá, 3 de marzo de 2013
Cúcuta, 5 de febrero de 2013



4) Se define destinatario., a quien va dirigida la carta. Los datos del destinatario (Tratamiento, nombres,  y apellidos, cargo, empresa, dirección, ciudad y país).  Se escriben a renglón seguido, comenzando de 4 a 6 interlineas de la fecha.  El país cuando es correspondencia Internacional


Ejemplo:

Doctor
Juan Pablo Ríos Prada
Director Financiero
Industrias de Santander
Calle 24,  18-72
Bucaramanga, Santander


Licenciada
MAGDALENA SUÁREZ C.
Jefa de Relaciones Industriales
Importadora Andina
Calle 56,  29-64
Villavicencio, Colombia



5) El asunto es el objeto de la carta comercial. Va a dos interlineas  de la dirección, si no hay saludo se escribe a 3 interlineas. Debe ser corto.

Ejemplo

Asunto:  Solicitud de información.
Asunto:   Solicitud de Cotización



6) El saludo va seguido por los dos puntos o un punto según el caso.

Ejemplo:

Apreciado doctor Hernández:
Estimado doctor Díaz Granados:
Distinguida señorita  Lucia:
Señor Presidente:
Señor embajador:
Señor Ministro: 
Señor Alcalde
7) El cuerpo de la carta se compone de:

  • introducción, en algunas ocasione se omite o se incluye con saludo.
  • exposición o idea central
  • conclusión, puede ser escrita en una única frase con la despedida.  Por ejemplo:
Atentamente,
Cordialmente, 
Hasta pronto, 


8) al final de la carta va la firma y el cargo, el anexo y las copias
Ejemplo:

Copia:  Director de Relaciones Industriales
           Jefe del Departamento de Planeación
           Raimundo Ramón Gómez, Director Relaciones Industriales
           Auditoria, Tesorería, Pagaduría, Nómina   

Anexo:  Dos copias
            Un expediente con 100 folios
            2 cheques, 4 facturas
            16 documentos


9) El  Redactor  quien la redactó y el  transcriptor que es la persona que escribe la carta, es decir la secretaria.

Ejemplo:

Redactor:  Gloria Estella Leal
Transcriptor:  Yazmin Castro

10) Segunda Página

La mayor parte de las cartas comerciales  resultan claras, completas y efectivas  con una sola página de escritura, sin embargo, ocurren casos en los cuales  la segunda página  resulta imprescindible.  Use  la técnica siguiente:


  1. Utilice un papel igual en calidad, tamaño y color, pero sin membrete
  2. Deje ocho interlineas a partir del borde  del papel  y coloque la identificación de la página, que consta de los siguientes elementos
  • Nombre del destinatario con el nombre abreviado
  • Número de la página
  • Fecha de la carta
  • Número del consecutivo  de correspondencia(si esta registrado en la primera página)
Ejemplo:

Señor Ricardo Ríos
Página 2  (al extremo derecho el código de  la carta  DO-0024  )
Bogotá, 18 de septiembre de 2012

Ejemplo
Bucaramanga, 10 de febrero de 2013 (al extremo derecho va el  2)
Doctor Ricardo Zuluaga (al extremo derecho el código de la carta ST/00766)



ACTIVIDAD:
1. Realiza un esquema de las partes de la carta.

2. Busca el significado que se relacione con la actividad Secretarial, de las siguientes palabras: Abonar, Acciones, Acreedor, Acta, Activo, Ajuste, Aforo, anexo, Aval.

3. Realiza una oración con cada uno de los terminos

4. Aplica por lo menos 2 modelos de las plantillas de Word, donde haya cartas.


CREACIÓN PROGRESIVA DE MENSAJES:
TÉCNICA 1-2-3

PRIMERA ETAPA: El sustantivo Focal


Reconocer aquel sustantivo que, en razón a la importancia del papel que tiene dentro de la oración , parece ser el que le da razón de existir a toda la oración, los demás tienen un rol alterno o complementario.

Ejemplo: imagina Pedro, flor, María, un Club, un corazón (ternura), y un reloj que marca las

3:00 de la tarde

Organiza la oración: Pedro entrega una Flor a María en el Club tiernamente a las 3:00 de la tarde.

Análisis:

Pedro: Sujeto
entregó: Verbo
Una flor: Objeto Directo
a María: Objeto Indirecto
en el Club: Objeto circunstancial de lugar
Tiernamente: Objeto circunstancial de modo a las 3:00 de la tarde: Objeto circunstancial de tiempo


CONCLUSIÓN: De qué trata la oración en referencia?: Rta. de una Flor. ese entonces es el sustantivo focal.
Escoja los sustantivos focales en las siguientes oraciones:
a. El dolar bajo en el mercado de Tokio
b. 12 personas murieron en un accidente
c. Habrá una junta para analizar los términos del contrato
d. La empresa enviará su pedido por flete aéreo
En algunas ocasiones aparece tácito:
e. Te invito a comer en un restaurante
f. El gerente viajará dentro de una semana
g. Remesaremos el próximo mes

SEGUNDA ETAPA: La idea Básica

Frente a la necesidad de crear un mensaje, surge en la mente la idea básica que proyecta un sustantivo focal. Redactar consiste en componer y ordenar palabras que expresen esa idea con el menor o mayor detalle.
La idea básica sólo está compuesta por una oración, como aquella que descubrimos al sacar el sustantivo focal. Lo que sucede es que el proceso es inverso.
Por ejemplo: tengo la palabra viaje . a partir de esta palabra formo idea así: Haremos un viaje de promoción
Los sustantivos son las primeras y mas frecuentes palabras de significación propia que se repiten en las cartas y el verbo y adjetivo el segundo y el tercer lugar en la frecuencia de uso.

EJERCICIO:

Organice la oración a partir de la formación de una idea básica con las siguientes palabras
dolar: ¿cuál fue la cotización del dolar?
remesa: Me complace efectuar la remesa por el valor de mi pedido
cheque: Gracias por su cheque
pago: Agradecemos el pago por su cuenta vencida
contrato: Estamos dispuestos a firmar un nuevo contrato
póliza: Debemos revisar la poliza

c. TERCERA PARTE: El párrafo

Elaborar un párrafo equivale a ampliar con mayor numero de oraciones la idea concebida originalmente. Un mensaje será comunicador si aporta datos tales como: fechas, nombres, direcciones, países, numero de pedido, numero de cheque o factura, nombres del producto, etc.

La idea central o idea básica puede ir al comienzo en la mitad o al final y se desarrollan dentro de un plan definido que puede ser: cronológico, espacial o en orden de importancia. El cronológico organiza los detalles de acurdo con el tiempo; el espacial se usa para describir objetos y el orden de importancia puede ir de menor a mayor o al contrario.
OBSERVA como se integran las tres etapas: Los verbos pueden ir en pasado, presente o futuro según el caso.

Datos: Centro América, Z100, Colombia
a. Viaje
b. Haremos un viaje de promoción
c. Nos proponemos realizar un viaje de promoción a Centro América y ampliar el mercado para la linea de Zapatos- Z100, que tanta acogida ha tenido en Colombia.

EJERCICIO 2
1. Dolar
2. ¿Cuál es la cotización del dolar?
3. El señor Fuentes desea saber cuál fue la cotización del dolar en Colombia, el 5 de agosto de 2011
DATOS: Fuentes, Colombia, 05/08/2011

EJERCICIO 3
Remesa
Me complace efectuar la remesa por el valor de mi pedido.
Me complace efectuar la remesa No. 0794628 por $26.200, a cargo del Supermercado ABC en Pago del pedido No. 769-88 de julio 7 de 2011.
DATOS: Remesa No. 0794628. $26.200. Supermercado ABC, Pedido No. 769-88

EJERCICIO 4
Cheque
Gracias por su cheque (verbo en presente)
Agradecemos el envió de su cheque No. 0752460-9 por $95.000 que cubre el 50% restante de la factura No. 7642 de julio 15 de 2011.
DATOS: cheque No. 0752460-0, $95.000, 50%, factura No. 7642

EJERCICIO 5
Pago
Agradecemos que pague su cuenta vencida (futuro)
Le agradecemos si nos hace llegar su cheque en pago de su cuenta No. 07940 que el 30 de junio de 2011 presenta un saldo deudor de $33.000
DATOS: Cuenta No. 07940, 30 junio, $33.000

PRACTICA:
En tu computadora trata de desarrollar la técnica 1-2-3 con las siguientes palabras: Contrato, Póliza, Pedido

EL ADJETIVO
El adjetivo aclara la imagen que describe el sustantivo. Observe:
a. Agradezco su colaboración
Agradezco su valiosa Colaboración
b. El informe señala deficiencias en la red de desagüe.
El informe técnica señala deficiencias notorias en la red de desagüe
c. El uso del adjetivo contribuye a lograr un estilo
El uso adecuado del adjetivo contribuye a lograr un estilo personal.

EL ESTILO
El estilo en redacción es hacer uso de la técnica adecuada para exponer las ideas con claridad y precisión: es el orden y la forma en que se presentan las ideas, el giro de las frases, el uso apropiado de las palabras: en resumen: Estilo es el dominio de la técnica de la redacción Comercial.


BOSQUEJO DE IDEAS DE UNA CARTA COMERCIAL



PARRAFOS DE APERTURA

El párrafo de apertura debe crear o despertar en la mente del lector el interés por el mensaje que transmite, le sugerimos los siguientes modelos

  • Gracias por su interés en nuestros productos.
  • Tenemos el agrado de adjuntar el cheque No. 954291, por $2.456.789 a cargo del Bando del Progreso.
  • Es un placer informarle las bases para la aceptación de las solicitudes para el cargo  de...
  • Agradecemos su contribución para el desarrollo de la ciudad
  • Agradecemos su valiosa contribución.
  • Sentimos informarle que cancelamos la reunión...
  • lo felicitamos por la exitosa campaña publicitaria que ha realizado para nuestra firma
  • lamentamos las dificultades que ha tenido con la licuadora o lo esperamos para cambiársela.
  • Según sus instrucciones, le acompañamos una copia de la factura No. 86422,  para...

PARRAFO DE CIERRE

Con él se deja y mantiene el impacto favorable inicial.  Debemos despertar y mantener la simpatía y confianza hcia el producto o servicio que ofrecemos.  Analiza los siguientes ejemplos.

  • Reciba nuestros mejores deseos de éxito y ventura personal
  • Estamos complacidos de seguir ofreciéndole  nuestros servicios
  • Complacidos esperamos atender sus importantes pedidos
  • Mis deseos porque el año venidero les depare exitos y felicidad
  • Deseo fortalecer las buenas relaciones que han unido a nuestras expresas
  • Espero que sea de gran utilidad la información adjunta
  • Agradecemos su ayuda  desinteresada en la reciente colectiva y le expresamos nuestra permanente gratitud.








SUGERENCIAS PARA FACILITAR LA LECTURA, CON ESTILO AGRADABLE Y MENSAJE COMPRENSIVO.

a. Trate una idea en cada párrafo. Un solo asunto
b. Escriba oraciones cortas. Sea breve y lograra mayor claridad y comprensión.
c. .Dé al tema un orden estructural y lógico. Siga el orden lógico de la oración.
d. Imprima acción a la frases. Prefiera la voz activa a la voz pasiva
e. Use palabras de fácil comprensión.
f. Dé signo positivo al mensaje. Proyecte las ideas que representen interés para el receptor.
g. Sea agradable. Disfrute de sus mensajes no solo porque los encuentra interesantes, sino por el tono amigable y cálido que llevan.
h. Emplee lenguaje de actualidad. Use palabras modernas y llenas de vitalidad.
i. No abuse de la puntuación. Un mensaje con puntuación correcta evita toda clase de divergencias en la interpretación del texto.
j. No use abreviaturas: Indica falta de cortesía, de tiempo.
k. No use palabras extranjeras
l. Dé unidad a lo escrito. Evite cambios de tono, de perspectiva. Ligue el principio de una oración, usando conectores, con el final de la anterior., Use con propiedad las preposiciones y conjunciones indispensables para lograr cohesión y claridad.
m. Elimine adjetivos inútiles. Expresiones redundantes.
n. Luche por crearse un estilo propio. Esto se logra a base de esfuerzo.

PRACTICA: En tu cuaderno haga primero el borrador y luego si en la computadora. Ensaye la técnica de elaboración de un párrafo. Prepare las ideas básicas y desarrolle los párrafos de acuerdo con los siguientes sustantivos focales:
Gracias, Información, Préstamo, Orden o Pedido, Proyecto, Instrucciones, Intereses, Programa, Trabajo, carrera.

MEJORE SU VOCABULARIO. Busca el significado de las siguientes palabras y copia en tu cuaderno el concepto. Aquí encuentra varios, elige el correcto
a. Déficit. 1) Diferencia entre debe y haber o débito y crédito 2). falta de ingresos 3)aumento de capital 4)ingresos menores o egreso.
b. Descuento. 1). rebaja en el precio 2) facilidades de pago. 3)disminución del costo. 4)perdida de precio.
c. Domicilio. 1). Dirección de una persona o entidad. 2)sede de una persona o entidad 3) ciudad de origen de una persona 4)país de origen de una persona.
d. Embalaje. 1). pago de aduana 2) empaque de mercancías 3)embargo de mercancías 4) viaje de alta velocidad.
e. Demanda. 1). exigencia de algo. 2) Venta de algún producto 3) promoción de un producto 4) negación

PRUEBA DE EFICIENCIA... Tu profesora tiene una evaluación preparada para ti. Buena suerte.

















































































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